Gli ultimi mesi sono stati un periodo molto intenso per le video-conferenze e, in generale, una continua evoluzione della socialità attraverso nuovi strumenti digitali.

Se la voglia di tornare in ufficio si fa sempre più forte, è necessaria una ri-progettazione degli spazi condivisi. Le sale riunioni sono uno degli ambienti principali coinvolti in questa trasformazione, soprattutto per garantire gli standard di sicurezza a cui il Covid-19 ci ha ormai abituati.

Ecco alcuni consigli, per facilitare il rientro in ufficio nel pieno rispetto del benessere e della salute dei collaboratori.

Tecnologia per la telepresenza

Microfoni, vivavoce e webcam non sono più sufficienti. La tecnologia richiesta dalle nuove sale conferenza è decisamente più evoluta e tiene conto non solo di chi si trova fisicamente nella stanza, ma anche dei lavoratori in remoto.

L’obiettivo è limitare la disparità tra la parte del team che si trova in ufficio e quella che invece sta usufruendo del telelavoro grazie al lavoro ibrido, e consentire la condivisione di idee tra un pubblico più ampio, aumentando la partecipazione e il contributo.

Nelle nuove riunioni virtuali occorre prestare attenzione anche a ciò che circonda il relatore e che viene ripreso dalla telecamera del pc o dello smartphone, perché deve assumere un’immagine adeguata, priva di elementi di disturbo visivo capaci di compromettere la percezione qualitativa degli argomenti di riunioni e webinar.

Sono necessari microfoni, schermi e videocamere in HD, affiancati da un’alta connettività. Per migliorare ulteriormente l’efficienza, l’azienda può dotarsi anche di touchscreen, in grado di fungere da lavagne interattive che trasmettono in tempo reale.

Ambiente attento alla salute

Le stanze devono essere sanificate regolarmente ma nelle sale riunioni questa attenzione dev’essere maggiore: è necessario stabilire delle pause sufficientemente lunghe tra i diversi meeting, per permettere una pulizia corretta dell’ambiente.

Un’idea smart è la scelta di arredi facili da pulire e anallergici, prodotti con materiali certificati.

Attraverso una ventilazione adeguata va tenuta sempre monitorata la qualità dell’aria.

Flessibilità delle postazioni

Il periodo pandemico ha manifestato in modo ancora più evidente la necessità di avere ambienti flessibili, per poter rispettare il social distancing.

Questo comportamento diventa particolarmente importante nelle sale riunioni, dove più persone si incontrano in spazi ridotti: sono consigliabili sedute con ruote e grandi tavoli con sistemi di connessione individuali, oppure sedute confortevoli e mobili dotate di accessori che sostituiscono il piano di lavoro.

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Spazi “mini”

La possibilità di avere una parte di team in remoto rappresenta una potenzialità per l’azienda, che può optare per una diversificazione di luoghi d’incontro più piccoli, affiancati alle tradizionali sale conferenza di grandi dimensioni.

La reception e le aree lounge diventano in questo modo luoghi d’incontro e di socializzazione, per piccoli gruppi di lavoro o per programmare videocall con i colleghi o i partner collegati in remoto.

Poltrone con ampi schienali e pod dotati di schermi per videoconferenza si trasformano così in mini-sale meeting, aperte a tutti.

Le riunioni diventano rapide ed efficienti, scambiando dati e contenuti in tempo reale anche con chi non è presente.

Riassumendo? La nuova meeting room è luogo d’incontro tecnologico, connessa e flessibile per favorire incontri, confronti e interazione all’insegna della condivisione: una stanza che elimina le barriere fisiche e i limiti nella comunicazione. Uno spazio senza vincoli fisici in cui più persone si incontrano attorno a un tavolo fisso o mobile, ma anche utilizzando solo delle sedute confortevoli.

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