Ces derniers mois, la vidéoconférence et, d’une manière générale, la socialité ont connu une évolution constante grâce aux nouveaux outils numériques.

Le souhait de retourner au bureau étant de plus en plus fort, une nouvelle conception des espaces partagés s’impose. Les salles de réunion sont l’un des principaux environnements concernés par cette transformation, notamment pour assurer les normes de sécurité auxquelles le Covid-19 nous a désormais habitués.

Voici quelques conseils pour faciliter le retour au bureau tout en respectant la santé et le bien-être des employés.

La technologie de téléprésence

Les microphones, les haut-parleurs et les webcams ne suffisent plus. La technologie requise par les nouvelles salles de conférence est beaucoup plus avancée et prend en compte non seulement les personnes qui se trouvent physiquement dans la salle, mais aussi les collaborateurs à distance.

L’objectif est de limiter la disparité entre la partie de l’équipe qui se trouve au bureau et celle qui est en télétravail grâce au travail hybride, ce qui permet de partager les idées avec un public plus large et d’accroître la participation et la contribution.

Dans les nouvelles réunions virtuelles, il faut également prêter attention à l’environnement de celui qui parle, qui est filmé par la caméra du PC ou du smartphone, car il doit assumer une image appropriée, sans perturbation visuelle qui pourrait compromettre la perception qualitative des sujets des réunions et des webinaires.

Des microphones, écrans et caméras HD sont nécessaires, ainsi qu’une connectivité élevée. Pour améliorer encore l’efficacité, l’entreprise peut également s’équiper d’écrans tactiles, qui peuvent faire office de tableaux blancs interactifs diffusant en temps réel.

Un environnement respectueux de la santé

Les pièces doivent être hygiénisées régulièrement, mais dans les salles de réunion, cette attention doit être encore plus grande : des pauses suffisamment longues entre les réunions doivent être envisagées pour permettre un nettoyage adéquat de l’environnement.

Une idée astucieuse consiste à choisir des meubles faciles à nettoyer, hypoallergéniques et fabriqués à partir de matériaux certifiés.

La qualité de l’air doit être contrôlée à tout moment par une ventilation adéquate.

Flexibilité des postes de travail

La période de pandémie a manifesté encore plus clairement le besoin d’environnements flexibles afin de respecter la distanciation sociale.

Ce comportement devient particulièrement important dans les salles de réunion, où plusieurs personnes se rencontrent dans des espaces réduits : il est conseillé d’utiliser des sièges sur roulettes et de grandes tables avec des systèmes de connexion individuels, ou encore des sièges confortables et mobiles avec des accessoires qui remplacent le plan de travail.

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Les ” petits ” espaces

La possibilité de connecter une partie de l’équipe à distance représente un potentiel pour l’entreprise, qui peut opter pour une diversification des petits lieux de réunion à côté des grandes salles de conférence traditionnelles.

Les espaces de réception et de détente deviennent ainsi des lieux de rencontre et de convivialité pour de petits groupes de travail ou pour programmer des appels vidéo avec des collègues ou des partenaires connectés à distance.

Fauteuils à dossier large et nacelles avec écrans de vidéoconférence se transforment en mini-salles de réunion, ouvertes à tous.

Les réunions deviennent rapides et efficaces et permettent d’échanger des données et du contenu en temps réel, même avec les personnes absentes.

En résumé ? La nouvelle salle de réunion est un lieu de rencontre technologique, connecté et flexible pour encourager les échanges, les confrontations et les interactions au nom du partage : une salle qui élimine les barrières physiques et les limites à la communication. Un espace sans contraintes physiques dans lequel plusieurs personnes se réunissent autour d’une table fixe ou mobile, mais aussi en utilisant uniquement des sièges confortables.

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