Una riunione noiosa è inevitabilmente una perdita di produttività.

La mente vaga su altri pensieri, si interagisce di meno e si finisce per lasciare il monopolio della conversazione ai soliti volti noti.

Non c’è nulla di più sbagliato!

Una riunione improduttiva è una perdita di tempo, perché non migliora l’andamento del flusso di lavoro e crea frustrazione nei collaboratori.

Questo fenomeno si aggrava ulteriormente se i meeting sono virtuali a causa della zoom fatigue. L’affaticamento da videoconferenza è fonte di alti livelli di stress in chi lavora da remoto.

Se le riunioni iniziano a sembrare sottotono, è dovere del manager migliorarne l’efficienza: di seguito ti proponiamo alcune tecniche utili per trasformare una riunione improduttiva in una discussione brillante.

1.   Scegli con accortezza orario e durata

Gli orari più indicati per organizzare una riunione sono a metà mattino e a metà pomeriggio, selezionati in base all’entrata e all’uscita dall’ufficio dei partecipanti.

In questo modo si possono evitare il malumore correlato alle prime ore del giorno, la sonnolenza tipica del post-pranzo e la stanchezza di fine giornata.

Le riunioni non dovrebbero avere durate eccessive per non diminuire l’attenzione dei partecipanti; qualora richiedessero più tempo, è necessario programmare piccole pause di 5 minuti ogni 45 minuti circa.

2.   Definisci il programma e distribuisci i compiti (in anticipo)

La meeting agenda è un elemento fondamentale di ogni riunione, perché permette di essere organizzati e di porre tutti i partecipanti su un piano di parità.

Il programma dev’essere dettagliato e inviato a tutti in anticipo, chiedendo alle persone di ragionare su alcuni temi prima della riunione. Il cosiddetto individual brainstorming evita al momento dell’incontro l’imbarazzo derivante dal gap informativo e sprona i collaboratori a proporre la propria idea.

3.   Utilizza il round-robin

Le riunioni sia fisiche che virtuali, rischiano spesso di essere monopolizzate da una o più voci, per ragioni di prepotenza, carisma o – semplicemente – gerarchia. È utile in questi casi affidarsi al metodo del round-robin: i relatori si alternano durante le fasi del meeting e nei momenti di discussione viene data voce a ognuno.

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4.   Pianifica standing meeting o momenti di movimento

Gli standing meeting (meeting in piedi) sono un approccio frequente nelle aziende che adottano programmi lean.

I vantaggi sono di diverso tipo. La mancanza di comfort sprona le persone a raggiungere presto le decisioni, riducendo la durata delle riunioni. Il movimento migliora la concentrazione e rende le persone più propense a condividere le loro idee. Ultimo, ma non per importanza, è il fattore salute: stare in piedi migliora la pressione sanguigna e permette di mantenere una postura ottimale.

Se i partecipanti sono pochi, il meeting può essere organizzato in un’area relax dotata di tavoli alti. In alternativa è possibile suddividere la riunione tra momenti seduti (quando è richiesto prendere appunti ad esempio) e momenti in movimento. Ci sono aziende che prevedono addirittura dei piccoli training nei momenti di pausa tra un argomento e l’altro!

5.   Inserisci nell’agenda attività interattive

Rendere partecipi le persone è il primo incentivo alla discussione. Prevedi momenti di gamification, brainstorming di gruppo o di coppia o sondaggi, facendo attenzione a tutte le peculiarità del gruppo.

Se ci sono molte disparità di gerarchia tra i partecipanti è utile adottare la modalità della votazione segreta, per evitare paure o reticenze dagli ultimi arrivati.

Esistono molti modi per rendere più produttiva una riunione, ma una cosa è certa: conoscere al meglio il proprio team è sempre il punto di partenza necessario!

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