Une réunion ennuyeuse est inévitablement une perte de productivité.
Votre esprit vagabonde vers d’autres pensées, vous interagissez moins et finissez par laisser le monopole de la conversation aux habituels interlocuteurs familiers.
Il n’y a rien de plus faux que ça !
Une réunion improductive est une perte de temps, car elle n’améliore pas le flux de travail et crée de la frustration chez les employés.
Ce phénomène est encore aggravé si les réunions sont virtuelles en raison de le zoom fatigue. La fatigue de la vidéoconférence est une source de stress élevé chez les personnes qui travaillent à distance.
Si les réunions commencent à être ennuyeuses, le manager a le devoir d’améliorer leur efficacité : voici quelques techniques utiles pour transformer une réunion improductive en une discussion brillante.
1. Choisissez judicieusement votre temps et votre durée.
Les meilleurs moments pour organiser une réunion sont le milieu de la matinée et le milieu de l’après-midi, choisis en fonction de l’heure à laquelle les participants entrent et sortent du bureau.
De cette façon, vous pouvez éviter la mauvaise humeur liée aux premières heures de la journée, la somnolence typique après le déjeuner et la fatigue de la fin de la journée.
Les réunions ne doivent pas être trop longues afin de ne pas diminuer l’attention des participants ; si elles nécessitent plus de temps, de petites pauses de 5 minutes doivent être prévues toutes les 45 minutes environ.
2. Définir le calendrier et répartir les tâches (à l’avance)
L’ordre du jour est un élément clé de toutes les réunions car il permet d’être organisé et de mettre tous les participants sur le même plan d’égalité des chances.
Le programme doit être détaillé et envoyé à tous à l’avance, en demandant aux gens de réfléchir à certains sujets avant la réunion. Le brainstorming dit individuel évite l’embarras causé par le manque d’informations au moment de la réunion et encourage les collaborateurs à proposer leur propre idée.
3. Utiliser le système de rotation
Les réunions physiques et virtuelles risquent souvent d’être monopolisées par une ou plusieurs voix, pour des raisons d’arrogance, de charisme ou – tout simplement – de hiérarchie. Dans ces cas, il est utile de recourir à la méthode à tour de rôle : les intervenants alternent pendant les phases de la réunion et dans les moments de discussion, chacun a la parole.
4. Planifier des réunions debout ou des moments de mouvement
Les standing meeting (réunions debout) sont une approche fréquente dans les entreprises adoptant des programmes lean. Les avantages sont de différentes natures. Le manque de confort incite les gens à prendre des décisions rapidement, ce qui réduit la durée des réunions. Le mouvement améliore la concentration et rend les participants plus enclins à partager leurs idées. Enfin, le facteur santé n’est pas le moindre : la position debout améliore la pression sanguine et permet de maintenir une posture optimale.
S’il n’y a que quelques participants, la réunion peut se tenir dans un espace de détente avec des tables hautes. Vous pouvez également répartir la réunion entre la position assise (lorsque vous devez prendre des notes, par exemple) et le déplacement. Certaines entreprises proposent même de petites sessions de formation pendant les pauses entre les différents sujets !
5. Inclure des activités interactives dans l’agenda
Faire participer les gens est la première incitation à la discussion. Prévoyez une gamification, un brainstorming en groupe ou à deux ou des questionnaires, en tenant compte de toutes les particularités du groupe.
S’il existe de nombreuses disparités hiérarchiques entre les participants, il est utile d’adopter le mode de scrutin secret, pour éviter les craintes ou les réticences des derniers arrivés.
Il y a de nombreuses façons de rendre une réunion plus productive, mais une chose est sûre : mieux connaître son équipe est toujours le point de départ nécessaire !
