I meeting virtuali sono ormai un’abitudine consolidata, che grazie all’avvento della tecnologia ha alleggerito molti aspetti organizzativi del lavoro.

Negli anni si sono diffusi nelle aziende a pari passo con la globalizzazione del mercato, per diventare una parte integrante della nostra quotidianità, ma in maniera preponderante durante l’emergenza COVID-19 e nei mesi successivi.

Le persone che partecipano a riunioni virtuali non perdono tempo nel lasciare la loro postazione di lavoro ma, ovunque si trovino, possono partecipare e scambiarsi velocemente idee o consigli. Il vantaggio di non doversi necessariamente incontrare di persona, consente una riduzione dei costi di viaggio e di tempo nello spostarsi da un ufficio all’altro. Spesso però la mancanza di un confronto “reale” può portare a difficoltà comunicative e incomprensioni, a riunioni troppo lunghe e a malumori generali. In sintesi: a una bassa efficienza.

Le tue riunioni online sono inefficienti? Ecco 5 possibili cause.

  • Distrazione – Quando ci si trova davanti a uno schermo è facile lasciare vagare la mente, soprattutto quando è un’unica persona a parlare per lungo tempo. A questo si aggiungono tutte le notifiche che possano comparire nello schermo del pc o del telefono: messaggistica istantanea, mail, ordini.
  • Ritardi – Il digital divide è un problema in tutto il mondo, non solo nelle zone più periferiche. Una connessione lenta può creare problemi di ingresso al meeting, allungando i tempi per tutti gli altri partecipanti.
  • Rumori – A meno che non ci si trovi in una sala riunioni attrezzata per i meeting virtuali, quasi sempre ci sono dei rumori di sottofondo che diventano un disturbo continuo sia per chi ascolta e per chi parla.
  • Difficoltà a interagire – Quando il collegamento online include molte persone, può essere difficile inserirsi per dare un’opinione o ribattere nel corso di una discussione. Allo stesso modo molte domande possono rimanere in sospeso, perché senza il contatto visivo diretto può non essere chiaro a chi siano dirette.
  • Calo della concentrazione – Al passare dei minuti l’attenzione diminuisce, soprattutto quando entrano in gioco i fattori sopra elencati. Diversamente negli incontri faccia a faccia si creano legami più forti di quelli virtuali e con il tempo, le persone imparano a conoscersi e a capirsi meglio.

5 consigli per aumentare l’efficienza dei meeting virtuali

  • Piattaforma – Nella scelta dello strumento da utilizzare per la video conference (Skype, Zoom, Meet, Microsoft Teams, ecc…) non basarti solo sulle tue esigenze, ma anche su quelle di tutti i partecipanti. Considera anche la quantità di dati necessari, secondo le specifiche della piattaforma: in alcune zone la connessione potrebbe essere troppo lenta per video-riunioni in HD.
  • Spazio – Deve poter accogliere una o più persone in modo funzionale ed efficiente. Una sala riunioni o una huddle room, vengono studiate e predisposte alle riunioni online attraverso schermi interattivi, postazioni di ricarica di pc e telefoni, e progettate con particolare attenzione all’acustica.
  • Preparazione – Identifica in anticipo l’obiettivo del meeting, il tempo dedicato a ogni relatore, i punti da discutere e la modalità con cui inserirsi nella discussione. Condividi con il team una preview, così che tutti possano arrivare alla riunione preparati.
  • Interazione – Mantieni l’attenzione e il coinvolgimento dei collaboratori ponendo domande, lasciando la parola a relatori diversi e inserendo qualche minuto di chiacchierata all’inizio del meeting, così che tutti si sentano a proprio agio. Prevedere una pausa per riunioni di più ore può aiutare a migliorare la concentrazione nella lunga durata.
  • Etichetta – Definisci delle regole di base in partenza e sii il buon esempio. Presenta a inizio riunione tutti i partecipanti, assicurati che la connessione di tutti sia efficiente e spegni la suoneria del telefono e notifiche del pc.

Conclusione

Sia gli incontri faccia a faccia che quelli virtuali hanno i loro vantaggi e svantaggi. Non c’è bisogno di privilegiare gli uni o gli altri. La cosa migliore da fare è saper coniugare le due modalità. Le prime fasi di un incontro o di un progetto dovrebbero essere svolte attraverso riunioni fisiche, in modo che vengano discussi preventivamente tutti gli aspetti più importanti dell’argomento, per poi proseguire con un follow-up virtuale ed efficiente.

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