Meeting virtuali o riunioni fisiche? Come scegliere in base all’esigenza.

Il periodo del lockdown ha reso tecnologiche anche le aziende più ancorate al passato: lavoro in remoto, riunioni virtuali e strumenti digitali sono entrati a far parte della quotidianità della maggior parte dei lavoratori.

Cosa resterà di questa accelerata tecnologica?

Probabilmente un’attitudine più positiva nei confronti del lavoro agile (attenzione: smart working e telelavoro non sono sinonimi, puoi trovare un approfondimento qui), ma non solo. Si prospetta un periodo dove andrà pian piano a scemare la diffidenza nei confronti delle videoconferenze.

È inevitabile porsi una domanda: è meglio la tradizionale riunione faccia-a-faccia o la sua moderna compagine virtuale? La risposta è sempre la stessa: dipende.

Incontrarsi per comunicare meglio

Le riunioni tradizionali esistono da sempre e difficilmente saranno sostituite.

Trovarsi faccia-a-faccia attorno a un tavolo, magari con un caffè di fronte per creare la giusta atmosfera, ha vantaggi attualmente impossibili da eguagliare nel virtuale.

Una comunicazione più fluida, personale, fatta non solo di parole ma anche di espressioni facciali, gestualità, intonazione della voce. Il linguaggio non verbale evita malintesi ed è – innegabilmente – un punto di forza di chi lavora in ambito commerciale, legale o nella comunicazione.

Trovarsi nella stessa stanza evita perdite di tempo, riduce le distrazioni (quante volte hai controllato la mail o il telefono durante una videoconferenza?) e le pause dovute a una scarsa connessione.

Ultimo, ma non per importanza, il fattore privacy: chi ascolta la conversazione è fisicamente presente, senza intromissioni esterne non volute.

Risparmiare tempo e denaro con i meeting virtuali

Organizzare una riunione richiede sempre uno spostamento: nel migliore dei casi da una postazione di lavoro all’altra, nel peggiore anche di diverse centinaia di chilometri. I meeting virtuali eliminano le distanze, ampliando così le possibilità di business di un’azienda.

Cosa significa? Un forte risparmio a livello di costi e un minor impatto ambientale dovuto agli spostamenti.

Aumenta in questo modo anche la flessibilità progettuale, perché per organizzare una riunione virtuale bastano solo due fattori: disponibilità e connessione.

Attenzione però al numero di partecipanti: per evitare confusione durante le videoconferenze e dare la parola a ciascuno, è preferibile optare solo per piccoli gruppi.

Trovare il giusto equilibrio, in base all’esigenza

Dai paragrafi precedenti è chiaro che non esiste un’opzione winner-takes-all: è necessario valutare le esigenze di ogni singolo meeting e sceglierne la modalità di conseguenza.

Per riunioni di routine un incontro virtuale potrebbe essere la scelta più azzeccata: meno movimenti, meno spreco di tempo.

Nei casi invece in cui è necessaria una creatività più spinta, la riunione faccia-a-faccia è la scelta ottimale, per consentire a tutti di dare il proprio contributo senza sforzo.

Esistono poi le soluzioni ibride, sempre più utilizzate. Quando gruppi di lavoro di sedi differenti si incontrano, il fisico incontra il virtuale, mettendo tutti in contatto con facilità.

Le meeting room non possono quindi prescindere dall’avvento del digitale, ma devono integrarsi allo stesso. Posizioni elettrificate, grandi schermi e una connettività efficiente sono essenziali  affinché l’incontro diventi ancora più efficace.

 

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