Le riunioni virtuali sono una parte fondamentale della vita lavorativa di oggi. Spesso però sono difficili da gestire e in alcuni casi possono diventare delle frustranti perdite di tempo.

In questo approfondimento, consideriamo le problematiche più comuni che accadono quando programmiamo videoconferenze e diamo alcuni suggerimenti per risolverle facilmente.

1.  Troppe piattaforme tra cui scegliere

Quante piattaforme di videoconferenza hai provato finora? Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Go To… e la lista potrebbe continuare.

Ci troviamo in uno di quei momenti in cui l’offerta è ampia, ma può diventare un problema.

Per selezionare la piattaforma più adatta, escludi tutti i software che non si integrano al tuo sistema aziendale, stabilisci se devi organizzare più meeting interni o esterni, e valuta l’attitudine tecnologica dei collaboratori.

La scelta dovrà tenere conto di questi fattori per individuare una piattaforma comune utilizzata dall’intera azienda (e per la quale eventualmente formare tutti gli altri lavoratori).

2.  Problemi tecnologici

L’immagine “pixelata”, la voce robotica, le notifiche che indicano un problema di connessione o una riconnessione, echi e riverberi… Purtroppo le riunioni online, a differenza di quelle fisiche, presentano una serie di problematiche tecnologiche, che possono far perdere la concentrazione e ridurre la produttività del meeting.

L’inizio della riunione virtuale subisce spesso dei ritardi, soprattutto se c’è una tecnologia complessa da impostare o se sono presenti persone nuove che non hanno dimestichezza. Problemi momentanei, come la difficoltà a collegarsi, possono essere facilmente risolti attraverso semplici test da fare prima che inizi la videoconferenza.

Altre problematiche, legate all’audio e alla connessione, richiedono invece un investimento da parte dell’azienda: dall’acquisto di auricolari e webcam di nuova generazione a un miglioramento della rete internet.

Investendo oggi nelle infrastrutture è possibile dare un apporto positivo all’efficienza dei meeting futuri.

3.  Gap di comunicazione

C’è chi conosce tutto il programma della riunione, chi pensa che si debba parlare di un argomento totalmente diverso, chi non conosce il pregresso e chi invece ha già partecipato a un meeting identico.

I gap comunicativi (la differenza informativa tra i partecipanti) sono una delle cause maggiori di improduttività, in videoconferenza così come nelle riunioni fisiche. Se faccia a faccia è possibile percepire, sia dalla gestualità che da altri segnali, un possibile disagio del collaboratore, diventa invece più complicato se si è online.

È importante definire e condividere in anticipo il programma del meeting, invece di trascorrere l’intera riunione virtuale a mostrare presentazioni.

Se il programma viene anticipato e condiviso (ordine del giorno), si possono chiedere commenti e analisi prima della riunione, rispondere a eventuali domande in privato, senza fare perdere tempo a tutti i partecipanti. La riunione virtuale può essere usata per concentrarsi sulle domande che le persone hanno sollevato e sulle aree di interesse.

In questo approfondimento forniamo alcuni consigli utili.

4. Ruoli e compiti non definiti

L’ordine del giorno, come anticipato nel punto precedente, è importantissimo, ma spesso online vengono a mancare le figure in grado di farlo rispettare.

Per evitare fraintendimenti, è necessario identificare prima del meeting il relatore principale (che veicolerà la conversazione verso i temi più adatti per il raggiungimento degli obiettivi) e chi dovrà occuparsi di registrare tutte le decisioni prese. Una mail di riepilogo finale, rivolta a tutti i partecipanti, potrà aiutare ulteriormente, evitando dimenticanze e assegnando i compiti alle figure professionali più adatte.

5.  “Zoom fatigue”

Prende il nome da una delle piattaforme più famose una delle problematiche più riscontrate negli ultimi mesi: la stanchezza (psicologica e fisica) da videoconferenza.

I sintomi (rilevati empiricamente perché non esistono ancora studi estensivi al riguardo) della Zoom fatigue sono difficoltà di concentrazione, dolori articolari, aumento dell’impazienza, mal di testa e offuscamento della vista.

Le cause sono molte: la posizione tenuta davanti al computer, la necessità di essere sempre davanti a uno schermo, la difficoltà nel recepire i segnali di comunicazione non verbale e il vedere costantemente la propria immagine riflessa.

Un altro aspetto della “zoom fatigue”, sottolineato da altri ricercatori psicologici, è più legato al periodo straordinario di reclusione: gli stessi strumenti sono utilizzati nello stesso luogo (casa) per usi diversi come il lavoro, l’istruzione e il tempo libero. Mentre “nella vita reale”, la mente umana ha bisogno di compartimentare i diversi ambiti e ruoli sociali.

Occorre limitare il numero delle riunioni online (spesso “abusate” da manager troppo zelanti) e la loro durata. Secondo alcuni esperti, le videoconferenze non dovrebbero superare i 45 minuti e prevedere una pausa di almeno 15 minuti tra un appuntamento e l’altro.

6.  Mancanza di fiducia tra i membri del team

Ciò che è necessario nelle riunioni virtuali è la collaborazione, per coinvolgere le persone e lavorare insieme. La fiducia reciproca è fondamentale per la produttività di un gruppo di lavoro e, spesso, è messa a rischio con le riunioni online. Esistono metodi per crearla e mantenerla nel tempo, ma nella maggior parte dei casi partono dal management: alcuni consigli utili in questo articolo.

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