6 problèmes courants dans les réunions virtuelles (et comment les résoudre)

Les réunions virtuelles sont un élément essentiel de la vie professionnelle actuelle. Cependant, elles sont souvent difficiles à gérer et peuvent parfois devenir des pertes de temps frustrantes.

Dans cette analyse approfondie, nous examinons les problèmes les plus courants qui surviennent lorsque nous programmons des vidéoconférences et des conseils pour les résoudre facilement.

1. Trop de plateformes à choisir

Combien de plates-formes de vidéoconférence avez-vous essayé jusqu’à présent ? Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Go To… et la liste pourrait s’allonger.

Nous sommes dans une de ces périodes où l’offre est large mais peut devenir un problème.

Pour choisir la plate-forme la plus appropriée, excluez tous les logiciels qui ne s’intègrent pas à votre système d’entreprise, déterminez si vous devez organiser davantage de réunions internes ou externes et évaluez l’aptitude technologique des employés.

Le choix doit tenir compte de ces facteurs, et identifier une plate-forme commune utilisée par toute l’entreprise (et pour laquelle tous les autres travailleurs seront éventuellement formés).

2. Questions technologiques

Les images qui se « figent », la voix robotisée, les notifications indiquant un problème de connexion ou une reconnexion, les échos et les réverbérations… Malheureusement, les réunions en ligne, contrairement aux réunions physiques, présentent une série de problèmes technologiques qui risquent de perturber la concentration et réduire la productivité.

Le début de la réunion virtuelle est souvent retardé, surtout s’il s’agit d’une technologie complexe à mettre en place ou de nouvelles personnes qui ne la connaissent pas. Les problèmes à court terme, tels que la difficulté de connexion, peuvent être facilement résolus par des simples tests à effectuer avant le début de la vidéoconférence.

D’autres problèmes, liés à l’audio et à la connexion, nécessitent d’un investissement de la part de l’entreprise : de l’achat d’écouteurs, de webcams de nouvelle génération ou d’une amélioration du réseau Internet.

En investissant aujourd’hui dans les infrastructures, vous pourrez apporter une contribution positive à l’efficacité des réunions futures.

3. Le déficit de communication

Il y a ceux qui connaissent tout l’ordre du jour de la réunion, ceux qui pensent qu’un sujet totalement différent devrait être discuté, ceux qui ne connaissent pas le contexte et ceux qui ont déjà participé à une réunion identique.

Le manque de communication entre les participants est l’une des principales causes d’improductivité, tant dans les vidéoconférences que dans les réunions physiques.

Si en face à face il est possible de percevoir, à la fois par des gestes et d’autres signaux, un éventuel malaise du collaborateur, cela devient plus compliqué si vous êtes en ligne.

Il est important de définir et de partager l’ordre du jour de la réunion à l’avance, plutôt que de passer toute la réunion virtuelle à montrer des présentations.

Si l’ordre du jour est anticipé et partagé, des commentaires et des analyses peuvent être demandés avant la réunion, et toute question peut être répondue en privé, sans faire perdre de temps à tous les participants. La réunion virtuelle peut être utilisée pour se concentrer sur les questions que les gens ont soulevées et les domaines d’intérêt.

Dans cet aperçu, vous trouverez quelques conseils utiles.

4. Rôles et missions indéfinis

L’agenda, comme mentionné au point précédent, est très important, mais souvent les internautes ne disposent pas de personnel capable de le faire respecter. Afin d’éviter les malentendus, il est nécessaire d’identifier avant la réunion les intervenants principaux (qui mèneront la conversation vers les sujets les plus appropriés pour atteindre les objectifs) et qui seront chargés d’enregistrer toutes les décisions prises. Un courriel de synthèse finale, adressé à tous les participants, peut aider à éviter les oublis et à attribuer les tâches aux professionnels les plus appropriés.

5.  La “Zoom fatigue”

Elle tire son nom de l’une des plus célèbres plates-formes ; l’un des problèmes les plus courants rencontrés ces derniers mois : la fatigue (psychologique et physique) de la visioconférence.

Les symptômes (détectés empiriquement car il n’existe pas encore d’études approfondies sur le sujet) de la fatigue du zoom sont les difficultés de concentration, les douleurs articulaires, une impatience accrue, des maux de tête et une vision floue.

Les raisons en sont multiples : la position devant l’ordinateur, la nécessité d’être toujours devant un écran, la difficulté à capter les signaux de communication non verbaux et à voir constamment son propre reflet.

Un autre aspect de la ” zoom fatigue “, souligné par d’autres spécialistes de la psychologie, est davantage lié à l’extraordinaire période de confinement : les mêmes outils sont utilisés dans le même lieu (la maison) pour différents usages tels que le travail, les études et les loisirs. Dans la ” vie réelle “, l’esprit humain a besoin de compartimenter ces différents domaines et rôles sociaux.

Il est nécessaire de limiter le nombre de visioconférence (souvent “abusées” par des managers trop zélés) et leur durée. Selon quelques experts, les vidéoconférences ne devraient pas dépasser 45 minutes et devraient comporter une pause d’au moins 15 minutes entre les rendez-vous.

6. Manque de confiance entre les collaborateurs

Ce qu’il faut dans les réunions virtuelles, c’est de la collaboration, pour faire participer les gens et travailler ensemble. La confiance mutuelle est essentielle à la productivité d’une équipe et elle est souvent mise en péril par les réunions à distance. Il existe des moyens de la créer et de la maintenir dans le temps, mais dans la plupart des cas, ils commencent par la direction : quelques conseils utiles dans cet article.

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