Les réunions virtuelles sont désormais une habitude incontournable qui, grâce à l’avènement de la technologie, a allégé de nombreux aspects liés à l’organisation du travail.
Au cours des années, elles se sont répandues dans les entreprises au rythme de la globalisation du marché, pour devenir une partie intégrante de notre vie quotidienne, mais surtout lors de l’urgence COVID-19 et dans les mois qui ont suivi.
Les personnes qui participent à des réunions virtuelles ne perdent pas de temps à quitter leur poste de travail, mais elles peuvent rapidement participer et échanger des idées et des conseils en tous lieux. L’avantage de ne pas devoir nécessairement se rencontrer sur place se traduit par une réduction des frais de voyage et du temps passé à se déplacer d’un bureau à l’autre. Toutefois, l’absence de « véritable » discussion peut souvent entraîner des difficultés de communication et des incompréhensions, des réunions trop longues et un mécontentement général. En bref : une faible efficience.
Vos réunions virtuelles sont-elles inefficaces ? Voici 5 causes possibles.
- Distraction – Lorsque vous êtes devant un écran, il est facile de laisser votre imagination vagabonder, surtout lorsqu’il s’agit d’une seule personne qui parle pendant longtemps. Ajoutez à cela toutes les notifications qui peuvent apparaître à l’écran de votre ordinateur ou de votre téléphone : messagerie instantanée, e-mails, commandes.
- Retards – La disparité digitale est un problème dans le monde entier, et pas seulement dans les régions les plus périphériques. Une connexion lente peut créer des problèmes pour entrer dans la réunion, rallongeant ainsi le temps de tous les autres participants.
- Bruit – A moins que vous ne soyez dans une salle de réunion équipée pour des réunions virtuelles, il y a presque toujours des bruits de fond qui deviennent une véritable gêne pour l’auditeur et l’orateur.
- Difficulté d’interaction – Lorsque le lien en ligne comprend de nombreuses personnes, il peut être difficile d’y entrer pour donner une opinion ou répondre au cours d’une discussion. De même, de nombreuses questions peuvent rester sans réponse car, sans contact visuel direct, il n’est pas toujours possible de savoir clairement à qui elles s’adressent.
- Baisse de concentration – Plus les minutes passent, plus l’attention diminue, surtout lorsque les facteurs énumérés ci-dessus entrent en jeu. En revanche, les rencontres en face à face créent des liens plus forts que les relations virtuelles et, avec le temps, les gens apprennent à mieux se connaître et à se comprendre.
5 conseils pour augmenter l’efficacité des réunions virtuelles
- Plate-forme – Lorsque vous choisissez l’outil à utiliser pour la vidéoconférence (Skype, Zoom, Meet, Microsoft Teams, etc…), ne vous concentrez pas seulement sur vos besoins, mais aussi sur ceux de tous les participants. Tenez également compte de la quantité de données nécessaires, en fonction des spécifications de la plate-forme : dans certaines régions, la connexion peut être trop lente pour les réunions vidéo HD
- Espace – Il doit pouvoir accueillir une ou plusieurs personnes de manière fonctionnelle et efficace. Une salle de réunion ou une salle de rassemblement, sont conçues et préparées pour les réunions en ligne au moyen d’écrans interactifs, de stations de recharge pour ordinateur et téléphone, et conçues avec une attention particulière à l’acoustique.
- Préparation – Identifiez à l’avance l’objectif de la réunion, le temps consacré à chaque intervenant, les points à discuter et la manière d’entrer dans la discussion. Partagez une avant-première avec l’équipe afin que chacun puisse se rendre à la réunion bien préparé
- Interaction – Maintenez l’attention et l’implication du personnel en posant des questions, en laissant la possibilité aux différents intervenants de s’exprimer et en insérant quelques minutes de discussion au début de la réunion, afin que chacun se retrouve à l’aise. Faire une pause pendant des réunions de plusieurs heures peut aider à améliorer la concentration à long terme.
- Bonnes pratiques – Établissez quelques règles de base dès le départ et soyez un bon exemple. Présentez tous les participants au début de la réunion, assurez-vous que la connexion de chacun est efficace et désactivez la sonnerie du téléphone et les notifications de l’ordinateur.
Conclusion
Tant les réunions en face à face que les réunions virtuelles ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il n’est pas nécessaire de privilégier l’un ou l’autre. La meilleure chose à faire est de savoir comment combiner les deux. Les premières phases d’une réunion ou d’un projet doivent être réalisées par le biais de réunions physiques, de sorte que tous les aspects les plus importants du sujet soient discutés à l’avance, puis suivis par un suivi virtuel et efficace.
