Meetings virtuels ou réunions réelles ? Comment choisir en fonction des nécessités.

La période de confinement a fait en sorte que même les entreprises les plus enracinées dans le passé soient devenues technologiques : le travail à distance, les réunions virtuelles et les outils numériques ont envahi la vie quotidienne de la plupart des travailleurs.

Que restera-t-il de cette technologie accélérée ?

Probablement une attitude plus positive envers le travail agile (attention : smart working et télétravail ne sont pas synonymes, vous pourrez lire un approfondissement ici), mais pas uniquement. Nous allons à l’encontre d’une période où, petit à petit, la méfiance envers les vidéoconférences diminuera.

Il est inévitable de se poser une question : vaut-il mieux choisir une traditionnelle réunion face-à-face ou bien la modernité avec un meeting virtuel ? La réponse est toujours la même : cela dépend.

Se rencontrer pour mieux communiquer

Les réunions traditionnelles ont toujours existé et seront difficilement remplaçables.

Se trouver face-à-face autour d’une table, peut-être devant un café pour créer la juste atmosphère, a des avantages qu’il est actuellement impossible d’égaler dans le monde virtuel.

Une communication plus fluide, personnelle, faite non seulement de mots, mais également d’expressions du visage, de gestes, d’intonations de la voix. Le langage non verbal évite tout type de malentendu et est – indéniablement – un point fort pour celui ou de celle qui travaille dans le secteur commercial, juridique ou de la communication.

Se trouver dans la même pièce évite des pertes de temps, réduit les distractions (combien de fois n’avez-vous pas contrôlé vos mails ou votre portable au cours d’une vidéoconférence ?) et les interruptions causées par une mauvaise connexion.

En dernier lieu, mais pas moins important, le facteur confidentialité : celui ou celle qui écoute la conversation est physiquement présent/e, sans aucune intervention extérieure indésirable.

Économiser du temps et de l’argent avec les meetings virtuels

Organiser une réunion nécessite toujours un déplacement : dans le meilleur des cas, d’un poste de travail à un autre ; dans le pire des cas, de plusieurs centaines de kilomètres. Les meetings virtuels suppriment les distances, en augmentant ainsi les possibilités de business d’une entreprise.

Que cela signifie-t-il ? Une grosse économie au niveau des coûts et une réduction de l’impact environnemental des déplacements.

Dans tel cas, la flexibilité conceptuelle augmente elle aussi car, pour organiser une réunion virtuelle, deux facteurs suffisent : disponibilité et connexion.

Attention, toutefois, au nombre de participants : pour éviter toute confusion au cours de la vidéoconférence et pour pouvoir donner la parole à chaque participant, il est préférable d’opter pour de petits groupes.

Trouver le juste équilibre en fonction des besoins

En lisant les paragraphes précédents, il est clair qu’il n’existe pas une option winner-takes-all : il est nécessaire d’évaluer les nécessités de chaque meeting et d’en choisir la modalité en conséquence.

Pour des réunions routinières, une rencontre virtuelle pourrait être le meilleur choix : moins de déplacements, moins de gaspillage du temps.

Au cas où, au contraire, il serait nécessaire d’avoir une créativité plus poussée, la réunion face-à-face est le choix optimal pour que chacun puisse apporter sa contribution sans effort.

Et puis il existe les solutions hybrides qui sont de plus en plus utilisées. Quand des groupes de travail provenant de sièges différents se rencontrent, le réel rencontre le virtuel en mettant tout le monde en contact avec facilité.

Les salles de réunion ne peuvent donc pas faire abstraction de l’avènement du numérique, mais doivent l’intégrer. Des postes de travail électrifiés, de grands écrans et une connexion efficace sont essentiels afin que la rencontre devienne encore plus performante.

 

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