Gestire le priorità nel lavoro individuale: più efficienza, meno stress!

Per essere competitivi dobbiamo possedere competenze, far parte di un team affiatato, avere una forte etica del lavoro e produrre al meglio nel minor tempo possibile. In breve: trasformarci nel lavoratore perfetto, indipendentemente dal carico di lavoro o dalle situazioni impreviste che si possono creare (pensiamo all’emergenza Covid-19).

Se le prime tre voci sono un mix di studio, organizzazione aziendale e attitudine personale, la quarta è invece un fattore che rappresenta una necessità e può essere affinato. Ogni giorno, infatti, tante persone devono affrontare e coordinare molte attività in poco tempo. .

Entrano in gioco quindi la gestione delle priorità (priority management) e la gestione del tempo (time management), due processi di pianificazione che – se attivati in modo corretto e adatto ai propri obiettivi – possono migliorare l’efficienza del lavoro.

In questo approfondimento ci concentriamo sulle priorità.

La matrice di Eisenhower (o di Covey)

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.

Dwight D. Eisenhower

Uno dei metodi più diffusi per la gestione delle priorità si deve a una frase del 34esimo Presidente degli Stati Uniti e si basa sulla differenza tra importanza e urgenza.

Le attività importanti sono quelle necessarie, non negoziabili e utili al raggiungimento di un risultato, sia esso individuale o aziendale. Più prioritario è l’obiettivo, più importante sarà l’attività.

La valutazione dovrà quindi tener conto di diversi fattori, considerando la propria lista di attività, i progetti personali e gli obiettivi di team e azienda.

Le attività urgenti si basano invece sulle scadenze.

Il pensiero di Eisenhower è stato sintetizzato da Steven Covey in una matrice, che permette di incasellare in quattro quadranti le attività:

gestione priorità - matrice di eisenhower - frezza

Questa matrice può essere utilizzata per pianificare le attività di una giornata (o settimana), gli step necessari per concludere un progetto o i flussi di lavoro di un intero team.

La problematica principale risiede nel saper dare la giusta importanza alle diverse attività, soprattutto se si è alle prime armi nella gestione del tempo. Come risolve il dilemma? Utilizzando il processo più e più volte, fino a trovare il giusto equilibrio per la propria tipologia di lavoro.

Puoi iniziare stampando la matrice, scrivendo le tue attività su semplici post-it e attaccandoli alla stessa, spostandoli se necessario o buttandoli una volta finiti. Fissa la tua tabella allo schermo divisorio della scrivania o alla bacheca dell’ufficio e il gioco è fatto!

La gestione secondo la complessità

Un’altra modalità diffusa di gestione della priorità si basa sulla complessità delle attività ed è stata teorizzata in diversi studi.

La versione più semplificata consiglia di classificarle in tre categorie:

  • Massima complessità – Si tratta di attività che richiedono molti passaggi concatenati, concentrazione e un tempo più lungo delle altre. I progetti più complessi possono comporsi anche da più attività, da scomporre a loro volta in step.
  • Media complessità – I compiti sono leggermente meno complessi e si compongono di un minor numero di passaggi.
  • Scarsa complessità – Le attività sono facili da completare e si compongono di un unico step (o pochi passaggi). Si tratta spesso di attività di routine, che non richiedono molta concentrazione.

La gestione delle priorità secondo la complessità consiglia di partire sempre dalle attività più importanti e complesse, lasciando per ultime quelle più semplici, perché all’inizio della giornata lavorativa si è più carichi di energia e meno stanchi.

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