Gérer les priorités dans le travail individuel : plus d’efficacité, moins de stress !

Pour être compétitifs, nous devons posséder des compétences, faire partie d’une équipe soudée, avoir une solide éthique du travail et produire le meilleur dans les meilleurs délais. En bref : se transformer en travailleur parfait, indépendamment de la charge de travail ou des situations imprévues qui peuvent survenir (pensez à l’urgence du Covid-19).

Si les trois premiers éléments sont un mélange d’études, d’organisation commerciale et d’attitude personnelle, le quatrième est au contraire un facteur qui est une nécessité et peut être affiné. En fait, chaque jour, de nombreuses personnes doivent gérer et coordonner de nombreuses activités en peu de temps.

C’est là qu’entrent en jeu la gestion des priorités (priority management) et la gestion du temps (time management). Ces deux processus de planification peuvent améliorer l’efficacité de votre travail s’ils sont mis en œuvre correctement et en fonction de vos objectifs.

Dans cet article, nous nous concentrons sur les priorités.

La matrice de Eisenhower (ou Covey)

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important

Dwight D. Eisenhower

L’une des méthodes les plus populaires de gestion des priorités est due à une phrase du 34e président des États-Unis et se fonde sur la différence entre l’importance et l’urgence.

Les activités importantes sont celles qui sont nécessaires, non négociables et utiles pour atteindre un résultat, qu’il s’agisse d’un individu ou d’une entreprise. Plus l’objectif est prioritaire, plus l’activité est importante.

L’évaluation doit prendre en compte plusieurs facteurs, notamment votre propre liste de tâches, vos projets personnels et les objectifs de l’équipe et de l’entreprise.

Les activités urgentes, en revanche, sont basées sur des délais.

La pensée d’Eisenhower a été résumée par Steven Covey dans une matrice, qui permet de regrouper les activités en quatre quadrants:

 

Cette matrice peut être utilisée pour planifier les activités d’une journée (ou d’une semaine), les étapes nécessaires à la réalisation d’un projet ou les flux de travail de toute une équipe.

Le principal problème est de savoir comment attribuer la juste importance aux différentes activités, surtout si vous êtes nouveau dans la gestion du temps. Comment résoudre ce conflit ? En utilisant le processus encore et encore, jusqu’à ce qu’on trouve le bon équilibre pour le travail à faire.

Vous pouvez commencer par imprimer la matrice, écrire vos tâches sur de simples post-it et les y coller, les déplacer si nécessaire ou les jeter quand vous avez terminé. Attachez votre table à l’écran de séparation de votre bureau ou au tableau d’affichage de votre bureau et c’est tout !

La gestion de la complexité

Un autre mode de gestion des priorités très répandu est basé sur la complexité des tâches et a été théorisé dans différentes études.

La version la plus simplifiée recommande de les classer en trois catégories :

  • La plus grande complexité – Ce sont des activités qui nécessitent de nombreuses étapes liées entre elles, de la concentration et un temps plus long que d’autres. Les projets les plus complexes peuvent également se composer de plusieurs tâches, qui peuvent être décomposées en étapes.
  • Complexité moyenne – Les tâches sont légèrement moins complexes et comportent moins d’étapes.
  • Faible complexité – Les tâches sont faciles à accomplir et consistent en une seule étape (ou quelques étapes). Il s’agit souvent de tâches de routine qui ne demandent pas beaucoup de concentration.

La hiérarchisation de la complexité recommande de toujours commencer par les tâches les plus importantes et les plus complexes, en laissant les plus simples à la fin, simplement parce qu’au début de la journée de travail, vous êtes plus énergique et moins fatigué.

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