“Il tempo è denaro” scriveva Sir Francis Bacon nei suoi Essays. Dopo più di quattro secoli il concetto non sembra cambiare, anzi: abbiamo deadline sempre più strette e ogni minuto perso si propaga sul resto del team.
La gestione del tempo risulta quindi fondamentale, non solo con un obiettivo di maggior efficienza, ma anche per ridurre lo stress in ambito lavorativo.
In un recente articolo abbiamo parlato di gestione delle priorità (priority management), il primo passo necessario nel processo di pianificazione del lavoro; in questo approfondimento ci dedichiamo al suo naturale prosieguo: la gestione del tempo (time management).
5 tecniche efficaci di gestione del tempo
1. Matrice di Eisenhower
Serve a ordinare le priorità, separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo e classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza. È adatta soprattutto a chi ha molti compiti durante la giornata, ma non sa da dove partire e quanto tempo dedicare a ognuno. Una volta definite le priorità sarà necessario valutare quanto tempo è realmente necessario per ogni task, così da organizzare le giornate più efficientemente. Ne abbiamo parlato nell’articolo dedicato alla gestione delle priorità.
2. La tecnica delle Golden Hours
Più che di gestione del tempo, in questo caso si tratta di gestione delle energie. Tutto parte da una domanda piuttosto semplice: quali sono le ore in cui cresce o decresce la tua produttività? Individua le ore migliori (le cosiddette golden hours) e programma in questo periodo le attività più urgenti e/o importanti.
3. Tecnica del pomodoro
Ideata negli anni ’80 dallo sviluppatore software Francesco Cirillo, la tecnica del pomodoro è un metodo per gestire il tempo indicato per chi tende a distrarsi spesso. Semplice da implementare, prevede la divisione della giornata in slot orari da 25 minuti, intervallati da pause brevi da 5 minuti e pause medio-lunghe da 20 minuti (es. il pranzo).
4. “Mangiare la rana” (Eating the frog)
Il nome di questa tecnica è ispirato a una celebre citazione di Mark Twain (“Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio mangiarla al mattino.”) ed è dedicato ai procrastinatori seriali: più spinosa (oppure odiata, per attitudine personale) è l’attività, prima andrà ultimata. Cosa fare quando le rane sono molte? Il consiglio è semplice: affrontare la più difficile per prima.
L’approccio è simile alla matrice di Eisenhower, ma mette in primo piano anche le preferenze dell’individuo.
5. Time Block
Frutto di un’idea di Cal Newport, la tecnica del time-block planner è consigliata a chi si muove da un’attività all’altra di continuo, perdendo così tempo e aumentando la distrazione. Tutto quel che serve è un calendario digitale: ogni giorno andrà scaglionato nelle diverse attività, così da creare un flusso di lavoro più armonico e senza distrazioni.
Gli errori più comuni nella gestione del tempo
La giusta tecnica di time management può fallire completamente se non si tengono in considerazione altri molteplici fattori. Ecco alcuni errori evitabili (quasi) facilmente.
- Lavorare in una postazione troppo disordinata è immancabilmente una fonte di distrazioni e una perdita di efficienza. Gli arredi dedicati all’archiviazione sono fondamentali da questo punto di vista, perché permettono di organizzare al meglio la documentazione e molti altri oggetti. Vuoi approfondire questo argomento? A questo link trovi i nostri consigli sul decluttering della scrivania.
- Procrastinare eccessivamente è sempre controproducente: la maggior parte delle tecniche qui sopra possono aiutare a eliminare la cattiva abitudine.
- Provare a ricordare a mente le attività non può che portare a dimenticarle e a risultare disorganizzati. Che si tratti di carta e penna o del pc, scrivere obiettivi, scadenze e note varie è fondamentale.
- Saltare le pause può sembrare una mossa da grandi lavoratori, ma fermarsi 5 minuti, aiuta a ritrovare la concentrazione per passare più facilmente da un’attività all’altra.
