In bilico tra il caos estremo di Sepolti in Casa e il Magico Potere del Riordine di Marie Kondo esiste una piccola bolla di speranza: una scrivania ordinata, dove ogni oggetto trova il suo posto ideale per una giornata di lavoro efficiente.
Per molti si tratta di un’utopia, ma la realtà è che esiste una “tecnica” in grado di portarci a questo livello (o almeno molto vicino). Stiamo parlando del decluttering, ovvero l’arte di fare spazio.
Cos’è il decluttering?
Si parla molto di decluttering negli ultimi anni, soprattutto come filosofia di vita nel mondo anglosassone, ma in realtà le persone ordinate fanno decluttering da una vita. Lo faceva addirittura Mary Poppins nell’omonimo film della Disney, e parliamo di una produzione del 1964.
Decluttering significa letteralmente “eliminare il superfluo”, soprattutto quando è ingombrante.
Insomma, liberarsi di tutto ciò che occupa spazio ma non trova veramente uso nel nostro quotidiano (o, ancora peggio, non lo trova proprio mai). Immagina questi oggetti superflui come se si trattasse di un albero di Natale in salotto ad agosto: tutto quello che può rientrare anche lontanamente in questa categoria va eliminato seduta stante.
Decluttering della scrivania in 10 passi
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Individua le aree critiche
Sono quelle a cui dovrai dare maggiore attenzione. Come capire quali sono? Semplice: sono quelle che ti creano difficoltà nel trovare gli oggetti quotidiani o che ti infastidiscono di più perché troppo caotiche.
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Prepara una tabella di marcia
Avere un programma di tutto quello che dovrai fare ti aiuterà a non dimenticare nulla e a rendere molto più efficiente il tempo a disposizione. Non essere tirchio su questo: sarà necessaria almeno un’ora piena, nel migliore dei casi.
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Lavora per sezioni
È inutile cercare di fare tutto insieme, perché rischieresti solo di perdere tempo. Individua 3-4 aree chiave della scrivania (comprensiva di tutti i suoi accessori, come cassetti e ripiani) e lavora a step.
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Suddividi tutto in pile
Documenti in una colonna, cancelleria dall’altra, accessori tecnologici da un’altra ancora e così via. Dividere tutti gli oggetti ti aiuterà a capire l’importanza di ognuno.
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Elimina il “non lavorativo”
Bustine di tè, ninnoli, vecchi badge di fiere… non appartengono alla scrivania. Tieni da parte quello che utilizzi (lo riorganizzerai in spazi chiusi) e riporta a casa o butta nella spazzatura il resto.
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Elimina, cataloga e digitalizza la carta
Controlla tutto il materiale cartaceo. Butta nella differenziata tutto quello che non ti serve più (post-it di appunti, vecchie mail stampate, ecc…) e accantona per un attimo i documenti utili. Poniti quindi una domanda: hai bisogno che siano stampati o no? Se la risposta è sì, suddividi in cartelline, da archiviare in modo ordinato. Se invece non è necessario, scannerizza e salva in formato digitale nel computer.
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Organizza i vani chiusi
Un cassetto per la cancelleria, un’anta dell’armadio per le cartelline che usi meno spesso, una mensola per i documenti di uso quotidiano. Dedica ogni spazio a una categoria specifica di oggetti. Il passo in più? Applica un’etichetta a scatole e cartelline, per ritrovarle più velocemente.
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Riordina i cavi
Le scrivanie operative moderne includono (quasi) sempre degli spazi appositi per i cavi, così da non averli visibili sul piano. Se la tua non rientra in questa categoria, accorpa i cavi il più possibile, utilizzando delle fascette.
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Pulisci
Prima di rimettere ogni oggetto al suo posto, passa la polvere ovunque, soprattutto negli angoli più remoti.
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Riordina almeno una volta alla settimana
Dedicarsi al decluttering della scrivania 1 o 2 volte all’anno può sembrare una mossa per risparmiare tempo, ma in realtà è proprio il contrario. Ogni settimana dedica una decina di minuti alla tua scrivania: rimarrà tutto l’anno organizzata!
In copertina il sistema operativo Pop Tee Frezza.
