« Le temps, c’est de l’argent » a écrit Sir Francis Bacon dans ses Essays. Après plus de quatre siècles, le concept ne semble pas changer, au contraire : nous avons des délais de plus en plus serrés et chaque minute perdue affecte le reste de l’équipe.

La gestion du temps est donc essentielle, non seulement pour une plus grande efficacité, mais aussi pour réduire le stress au travail.

Dans un récent article , nous avons parlé de la gestion des priorités (priority management),, la première étape nécessaire dans le processus de planification du travail ; dans cet article, nous nous concentrerons sur sa suite naturelle : la gestion du temps (time management).

5 techniques efficaces de gestion du temps

1. La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est utilisée pour ordonner les priorités en séparant ce qui est urgent de ce qui est superflu, en classant les tâches quotidiennes selon leur degré d’urgence et/ou d’importance. Il convient particulièrement à ceux qui ont de nombreuses tâches à accomplir dans la journée, mais qui ne savent pas par où commencer ni combien de temps consacrer à chacune d’entre elles. Une fois les priorités définies, il faudra évaluer le temps réellement nécessaire pour chaque tâche, afin d’organiser les journées de manière plus efficace. Nous en avons parlé dans l’article consacré à la gestion des priorités.

2. La technique des Heures d’or

Bien plus que la gestion du temps, il s’agit ici de la gestion de l’énergie. Tout commence par une question assez simple : quelles sont les heures pendant lesquelles votre productivité augmente ou diminue ? Identifiez les meilleures heures (les « golden hours ») et programmez les activités les plus urgentes et/ou les plus importantes de cette période.

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3. Technique de la tomate

La technique de la tomate est une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, un développeur de logiciels, d’origine italienne. Cette méthode de gestion du temps convient à ceux qui ont tendance à être souvent distraits et prévoit la division de la journée en tranches horaires de 25 minutes, entrecoupées de courtes pauses de 5 minutes et de pauses moyennes à longues de 20 minutes (par exemple le déjeuner).

4. “Manger la grenouille ” (Eating the frog)

Le nom de cette technique est inspiré d’une célèbre citation de Mark Twain (« Si votre travail consiste à manger une grenouille, il vaut mieux la manger le matin ») et elle est dédiée aux procrastinateurs en série : plus la tâche est épineuse (ou détestée, pour des raisons d’attitude personnelle), plus vite elle sera accomplie. Que faire quand il y a beaucoup de grenouilles ? Le conseil est simple : faire face à la plus difficile.

L’approche est similaire à la matrice d’Eisenhower, mais elle met également les préférences de l’individu au premier plan.

5. Time Block

Le Time-Block Planner est l’outil que Cal Newport a créé pour appliquer la méthode, développée au fil des ans, de gestion de la productivité et qui lui a permis d’atteindre des objectifs ambitieux dans sa carrière d’universitaire, de chercheur et d’essayiste.

Le planificateur de blocs-temps permet d’éviter les distractions et les pertes de temps et assure une productivité et une concentration maximales sur les tâches vraiment importantes, vous permettant d’augmenter le nombre d’objectifs atteints. L’objectif n’est pas de respecter à tout prix le calendrier, mais d’avoir un plan clair et flexible à tout moment. Tout ce dont vous avez besoin est un calendrier numérique : chaque jour sera échelonné en différentes activités, créant ainsi un flux de travail plus harmonieux et sans distractions.

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Les erreurs de gestion du temps les plus courantes

La bonne technique de gestion du temps peut complètement échouer si vous ne prenez pas en considération un grand nombre d’autres facteurs. Voici quelques erreurs qui sont (presque) facilement évitables.

  • Travailler dans un poste de travail trop encombré est invariablement une source de distraction et une perte d’efficacité. Un mobilier de rangement dédié est crucial, car il permet de mieux organiser la documentation et bien d’autres choses encore. Vous voulez en savoir plus sur ce sujet ? Consultez nos conseils sur le désencombrement de votre bureau sur ce lien.
  • La procrastination excessive est toujours contre-productive – la plupart des techniques ci-dessus peuvent vous aider à vous débarrasser de la mauvaise habitude.
  • Essayer de se souvenir des tâches dans sa tête ne peut que conduire à les oublier et à être désorganisé. Qu’il s’agisse de papier et de crayon ou du PC, il est essentiel de noter les objectifs, les délais et les notes.
  • Sauter les pauses peut sembler être un geste de grand travailleur, mais s’arrêter pendant 5 minutes vous aide à retrouver votre concentration et vous permet de passer plus facilement d’une tâche à l’autre.

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