Entre le chaos extrême que l’on peut voir dans l’émission Hoarders et le livre La Magie du rangement de Marie Kondo, il existe une petite bulle d’espoir : un bureau rangé où chaque objet a sa place, pour une journée de travail performante.
Pour beaucoup, il s’agit d’une utopie, mais il existe, en vérité, une « technique » en mesure de nous faire atteindre ce niveau (ou, du moins, de s’en approcher de très près). Nous pensons au decluttering, c’est-à-dire l’art de désencombrer.
Qu’est-ce que le decluttering ?
Dernièrement, on parle beaucoup de decluttering, notamment comme philosophie de vie dans le monde anglo-saxon, mais, en réalité, les personnes ordonnées ont toujours fait du decluttering. Mary Poppins le faisait déjà dans le film Disney de même nom et nous parlons d’un film sorti en 1964 !
Decluttering signifie littéralement « éliminer le superflu », notamment quand il s’agit de quelque chose d’encombrant.
En un mot, se débarrasser de tout ce qui occupe de la place et que l’on n’utilise pas tous les jours (ou, encore pire, que l’on n’utilise jamais). Pensez à ces objets superflus comme s’il s’agissait d’un arbre de Noël dans un salon au mois d’août : tout ce que vous pouvez ranger dans cette catégorie, même de peu, doit absolument être éliminé séance tenante.
Decluttering du bureau en 10 étapes
1. Trouvez les zones critiques
Ce sont celles auxquelles vous devrez accorder une plus grande attention. Comment les reconnaître ? C’est simple : ce sont celles où vous avez du mal à trouver les objets quotidiens ou qui vous gênent le plus parce qu’elles sont trop chaotiques.
2. Préparez un tableau de marche
Avoir un programme de tout ce que vous devrez faire vous aidera à ne rien oublier et à utiliser votre temps à disposition de façon beaucoup plus efficace. Ne soyez pas avare sur ce point : dans le meilleur des cas, il faudra compter au moins une bonne heure.
3. Travaillez par zones
Il est inutile de vouloir tout faire en même temps car vous risqueriez de perdre uniquement du temps. Trouvez 3-4 zones-clés de votre bureau (y compris les éléments qui le composent comme les tiroirs et les tablettes) et travaillez par étape.
4. Triez tout par catégorie
Empilez les documents, faites un tas avec les articles de bureau, un autre avec les outils technologiques, et ainsi de suite. Le fait de trier tous les objets vous aidera à comprendre l’importance de chacun.
5. Éliminez « tout ce qui n’a aucun rapport avec votre travail »
Les sachets de thé, les bibelots, les anciens badges des foires… n’ont rien à voir avec votre bureau. Mettez de côté ce que vous utilisez (vous les rangerez ensuite dans un espace fermé) et rapportez chez vous le reste ou jetez-le.
6. Éliminez, cataloguez et numérisez les documents papier
Contrôlez tous les documents papier. Jetez dans la poubelle sélective tout ce dont vous n’avez plus besoin (post-it avec vos notes, mails imprimés, etc…) et mettez de côté les documents jugés utiles. Posez-vous cette question : avez-vous besoin que ceux-ci soient imprimés ou pas ? Si la réponse est oui, rangez-les dans des chemises que vous classerez de façon ordonnée. Si, au contraire, vous n’en avez pas besoin, numérisez-les et sauvegardez-les dans votre ordinateur.
7. Organisez les espaces fermés
Un tiroir pour les fournitures de bureau, une porte de l’armoire pour les chemises que vous utilisez moins souvent, une étagère pour les documents d’usage courant. Réservez chaque espace à une catégorie d’objets spécifique. Le petit plus ? Collez une étiquette sur les boîtes et sur les chemises afin de retrouver plus facilement ce qu’elles contiennent.
8. Rangez les câbles
Les bureaux opérationnels modernes sont (presque) toujours dotés d’espaces spécifiques pour loger les câbles de façon à ce qu’ils ne se voient pas sur le plateau de bureau. Si votre bureau n’en dispose pas, regroupez le plus possible tous les câbles en utilisant des attaches.
9. Nettoyez
Avant de tout remettre en place, époussetez partout, surtout les coins les plus cachés.
10. Rangez au moins une fois par semaine
Effectuer le decluttering de votre bureau 1 ou 2 fois par an peut sembler une solution pour économiser du temps mais, en réalité, c’est vraiment le contraire. Consacrez chaque semaine une dizaine de minutes à votre bureau : il restera rangé toute l’année !
En couverture, le bureau opératif Pop Tee Frezza.
