La gestion de projet est devenue une activité de plus en plus centrale dans les grandes et petites entreprises.

Les processus et les flux de travail doivent être de plus en plus agiles, sans gaspillage et, surtout, perfectibles : l’amélioration constante en termes d’efficacité, de qualité, d’innovation et de productivité est une nécessité pour survivre sur le marché actuel.

En gérant les projets de la meilleure façon possible, il est plus facile d’identifier ce qui fonctionne et ce qui est inefficace, et de mettre en œuvre tous les changements qui permettent à l’entreprise de poursuivre ses objectifs.

La méthode Kanban a été développée comme une méthodologie pour améliorer l’efficacité de la production dans le cadre de la production allégée, mais elle est également adoptée par les personnes impliquées dans la gestion de projet.

Voici quelques conseils pour comprendre son fonctionnement et ses avantages.

Les origines de la méthode Kanban

Le terme Kanban vient de la combinaison de deux mots japonais, « Kan » 看 signifiant « signe » et « Ban » 板 signifiant « tableau noir ». Dans les années 1600, les Kanban étaient les affiches que les commerçants des rues animées utilisaient pour annoncer l’offre du jour et anticiper la promotion du lendemain, de manière directe et concise.

Dans les années 1940, une véritable théorie a vu le jour, basée sur la méthode du juste-à-temps de Toyota : il faut produire uniquement ce qui est nécessaire, quand cela est nécessaire et dans la quantité nécessaire. Le résultat est la production allégée, qui, dans les années 2000, a été traduite par de nombreux chercheurs en méthodes de gestion de projet agiles.

Les 4 principes et les 6 pratiques de la méthode Kanban

Pour mettre en œuvre la méthode dans son propre travail, il est nécessaire d’en connaître les bases. Dans ce cas, nous parlons de « principes » et de « pratiques ».

Il existe quatre principes de base.

  • Ne commencez qu’avec des informations fiables
  • Appliquez des améliorations progressives, et non radicales
  • Respecter les rôles et les processus actuels qui génèrent de la valeur
  • Encouragez le comportement de « leader », quel que soit le niveau hiérarchique de la personne.

Les principes sont concrétisés par les « pratiques », qui, dans certains cas, sont également traduites par « propriétés » ou « tâches ».

  • Visualisez à tout moment l’ensemble du flux de travail, depuis ce qu’il reste à faire jusqu’aux tâches terminées.
  • Limiter les travaux en cours (WIP), en se concentrant sur ce qui doit être fait à un moment précis.
  • Gérer le processus de travail par l’amélioration et la modification continues.
  • Soyez transparent sur les politiques à mettre en œuvre pour mener à bien les processus, avec tous les membres de l’équipe.
  • Donnez et recevez constamment des informations en retour pour améliorer le projet.
  • Améliorer la confiance entre les membres de l’équipe et développer l’esprit d’équipe.

Comment appliquer Kanban, au bureau et à distance ?

Que ce soit dans un lieu physique ou virtuel, la méthode est toujours développée graphiquement par le biais de ce que l’on appelle le Kanban Board, un tableau divisé principalement en quatre colonnes.

  • Backlog / Idées – Cette colonne comprend tout ce qui pourrait être fait, mais qui est encore en cours d’évaluation.
  • To do (à faire) – C’est ici que sont saisies les tâches approuvées du projet, généralement assorties d’une échéance.
  • Ongoing (en cours) – La colonne principale indique tout ce qui est en cours.
  • Done (terminé) – La dernière « fenêtre » montre tout ce qui a déjà été réalisé.

À ces groupes, notamment dans le domaine informatique, s’ajoute la colonne « Tests« , où sont saisies toutes les activités qui nécessitent des tests.

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Lorsque toutes les personnes de l’équipe partagent la même pièce, la méthode Kanban se développe de manière très simple : les colonnes sont dessinées sur un tableau noir et les activités sont représentées par des post-it très simples, qui sont déplacés au fur et à mesure de l’avancement du projet. Dans certains cas, la couleur du post-it est liée à la personne responsable, ou à la mini-équipe.

Depuis quelques années, le tableau Kanban s’est imposé en raison de la présence d’employés sur plusieurs sites et de nouvelles méthodes de travail telles que le travail hybride. Parmi les logiciels les plus utilisés figurent  Trello, Asana et Wrike.

Notre conseil ? Tirez parti des outils virtuels autant que des outils physiques : visualiser le tableau depuis votre bureau est d’une grande aide pour garder tout sous contrôle.

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