La réussite d’un projet est le résultat d’une organisation optimale des activités, du temps et des ressources.
Qui est la personne en charge de cette activité ? Précisons d’abord les rôles.
Le Chef de Projet (ou PM) est la personne chargée de gérer toutes les phases d’un projet, de la sélection des ressources dédiées à la planification des activités, du démarrage à la clôture. Plusieurs PM peuvent coexister dans une entreprise, autant qu’il y a de projets actifs.
Dans les organisations plus complexes, on trouve également la figure du PMO, acronyme de Project Management Office : dans ce cas, il s’agit d’une équipe stratégique qui définit les processus de travail de l’entreprise, les méthodologies et les relations entre les différentes équipes et les projets. Il standardise et optimise les charges en identifiant les tâches communes dans la réalisation des projets.
Alors quelle est la différence entre PM et PMO ?
En bref, il s’agit de l’échelle à laquelle les différentes figures travaillent : le chef de projet s’occupe de projets individuels, tandis que les PMO ont des objectifs d’entreprise, basés principalement sur la modularité des processus (on commence par les petits processus, puis on passe aux macro).
Dans cette analyse, nous traitons le Chef de Projet : découvrez nos conseils !
1. Améliorer les compétences en matière de communication
Le Chef de Projet est toujours en contact avec les gens : il doit être une personne charismatique, capable d’écouter et de se faire comprendre facilement. Il est donc évident que ses compétences en matière de communication sont importantes.
Le résultat est confirmé par plusieurs études, comme celle effectuée par PricewaterhouseCooper présentée dans le graphique ci-dessous : les équipes qui comprennent un Chef de Projet capable de communiquer efficacement réalisent davantage de projets dans les délais, sans dépasser le budget.
Source: PricewaterhouseCooper
2. Fonder les décisions sur des données
Un chef de projet performant analyse en permanence les données, notamment le temps nécessaire à la réalisation des différentes activités et la criticité de certaines tâches. Cela permet d’avoir toujours une vision claire des priorités et des délais, et d’attribuer les différentes tâches aux bonnes ressources.
3. Définir et optimiser les processus de travail
Il est difficile de standardiser chaque projet, mais des méthodologies communes peuvent rendre le travail de chacun plus efficace. La création de ces méthodologies est basée (une fois de plus) sur l’analyse des données de l’historique de travail, afin d’optimiser les processus dans le temps en exploitant les forces de l’équipe et en limitant les criticités.
Les mots clés sont le suivi et la flexibilité. Les imprévus font partie du métier : le chef de projet doit les anticiper, les détecter immédiatement et trouver des solutions le plus rapidement possible.
4. Faites appel à un expert si nécessaire
Il n’existe pas d’expert, surtout dans les secteurs hautement compétitifs. C’est au Chef de Projet de comprendre quand les compétences de son équipe ne sont plus suffisantes pour assurer la réussite du projet.
Trouver le bon expert et l’intégrer dans le flux de travail devient un avantage concurrentiel, surtout si les problèmes critiques sont identifiés dès la phase initiale de planification.
« Ce que tu décides de ne pas faire est tout aussi important que ce que tu décides de faire. » Steve Jobs
5. Apprendre à dire non
Lorsqu’il s’agit de petites entreprises, il est nécessaire de comprendre quand il faut s’arrêter et ne pas accepter de nouveaux clients ou de nouvelles commandes. C’est aussi, d’une certaine manière, la tâche du Chef de Projet, qui devra analyser le timing et les ressources pour évaluer la faisabilité d’un projet.
En résumé, quelles sont les qualités d’un bon gestionnaire de projet ? Organisation, charisme et capacité d’analyse : toute amélioration dans ces domaines est un atout pour chaque projet !
