La riuscita di un progetto è il risultato di un’organizzazione ottimale delle attività, dei tempi e delle risorse a disposizione.
Chi è la persona a capo di questa attività? Iniziamo facendo chiarezza sui ruoli.
Il Project Manager (o PM) è la persona che si occupa della gestione di tutte le fasi di un progetto, dalla selezione delle risorse dedicate, alla pianificazione delle attività, dall’avvio alla chiusura. In un’azienda possono coesistere più PM, tanti quanti sono i progetti attivi.
In strutture più complesse c’è anche la figura del PMO, acronimo di Project Management Office: si tratta di un team strategico che definisce i processi aziendali, le metodologie e le relazioni tra team e progetti differenti. Standardizza e ottimizza i carichi di lavoro identificando i compiti comuni nella realizzazione dei progetti.
Qual è quindi la differenza tra PM e PMO?
In sintesi, è la scala su cui le diverse figure lavorano: il Project Manager si occupa di progetti individuali, mentre i PMO hanno obiettivi aziendali, basati soprattutto sulla scalabilità dei processi (si inizia da piccoli processi per poi passare a quelle macro).
In questo approfondimento ci occupiamo del Project Manager: scopri i nostri consigli!
1. Migliorare la capacità di comunicazione
Il Project Manager è sempre a contatto con le persone: deve essere una persona carismatica, in grado di ascoltare e farsi comprendere facilmente. È innegabile quindi quanto siano importanti le sue communication skills.
Il risultato è corroborato da più studi, come quello di PricewaterhouseCooper riportato nel grafico sottostante: i team che includono un PM in grado di comunicare efficacemente consegnano più progetti in tempo, senza superare il budget previsto.
Fonte: PricewaterhouseCooper
2. Basare le decisioni sui dati
Un Project Manager di successo analizza continuamente i dati, specialmente il tempo necessario per completare le diverse attività e le criticità legate ad alcune task. Questo permette di avere sempre una visione chiara delle priorità e delle tempistiche, e di assegnare i diversi compiti alle giuste risorse.
3. Definire e ottimizzare i processi di lavoro
È difficile standardizzare ogni progetto, ma metodologie comuni possono rendere più efficiente il lavoro di tutti. La loro creazione si basa (ancora una volta) sull’analisi dei dati dello storico dei lavori, per ottimizzare i processi nel tempo sfruttando i punti di forza del team e limitando le criticità.
Le parole chiave sono monitoraggio e flessibilità. Gli imprevisti sono parte del lavoro: il Project Manager deve prevederli, rilevarli immediatamente e trovare soluzioni nel minor tempo possibile.
4. Includere un esperto, quando necessario
Non esistono tuttologi, soprattutto in settori altamente competitivi. È compito del Project Manager capire quando le competenze del proprio team non sono più sufficienti per la buona riuscita di un progetto.
Trovare l’esperto giusto e renderlo parte del flusso di lavoro diventa un vantaggio competitivo, soprattutto se le criticità vengono individuate in fase di pianificazione iniziale.
“Decidere cosa non fare è tanto importante quanto decidere che fare.” Steve Jobs
5. Imparare a dire di no
Soprattutto quando si parla di piccole aziende, è necessario capire quando fermarsi e non accettare nuovi clienti o commesse. Anche questo per alcuni versi è compito del Project Manager, che dovrà analizzare tempistiche e risorse per valutare la fattibilità di un progetto.
In sintesi, quali sono le qualità del Project Manager di successo? Organizzazione, carisma e capacità di analisi: ogni miglioramento in questi ambiti è una marcia in più per ogni progetto!
