Cosa accade alla fiducia, alla coesione sociale e alla condivisione quando le persone lavorano virtualmente, senza potersi confrontare dal vivo?
Gli studi al riguardo sono molti e alcuni sono stati raccolti dall’Advanced Workplace Institute, per fornire alle aziende alcune linee guida nell’affrontare al meglio la necessità di avere in smart working parte dei collaboratori, se non la loro totalità, durante e dopo l’emergenza COVID-19.
Una ricerca ha evidenziato sei conclusioni principali:
- Lavorare distanti ha un impatto molto forte sulla comunicazione e quando ci sono dei conflitti, si creano conseguenze negative nella performance del team.
- Affinché il lavoro virtuale sia un successo, è necessaria la collaborazione di tutti nel trovare la modalità operativa più efficiente. Come accade in ufficio, per ogni membro del team, si devono valutare e tenere in considerazione non solo le differenze a livello personale, ma anche le possibili difficoltà legate ad ambienti diversi dall’ufficio (ad esempio una postazione di lavoro scomoda, la presenza di figli o la scelta dell’orario in cui organizzare una riunione).
- I team virtuali più forti e produttivi sono quelli che partono da una base di coesione sociale stabile, dove le persone si sentono “psicologicamente sicure” nel collaborare, esprimersi e fare affidamento sugli altri.
- Il fattore di successo comune è sempre la fiducia, seguita dalla comunicazione.
- Chiunque può diventare leader quando il team si sposta dal reale al virtuale: una forte personalità può essere la leva giusta per guidare il gruppo verso il raggiungimento degli obiettivi.
L’importanza della fiducia nella crescita di un team
Secondo diverse ricerche esiste una correlazione diretta tra fiducia, intesa anche come possibilità di fare affidamento sugli altri, ed efficienza del gruppo di lavoro che diventa ancora più intensa in ambienti virtuali.
La fiducia tra i collaboratori ha effetto sugli atteggiamenti come impegno, soddisfazione, sforzi e coesione del gruppo, sull’elaborazione delle informazioni quali condivisione e apprendimento di competenze e – più moderatamente – sulla performance di singole attività o di interi progetti.
L’impatto risulta più forte nel caso in cui il processo decisionale del team è centralizzato, rispetto a gruppi dove i singoli membri hanno operatività indipendenti.
Come creare (e mantenere alta) la fiducia in un team virtuale
Secondo alcuni studi, i team virtuali lavorano con maggior serenità quando ogni interazione viene memorizzata, attraverso mail, transcript di chat o registrazioni di videocall.
Questo deriva da una mancanza di fiducia nei confronti degli altri, ad esempio per come possono essere riportate a terzi le conversazioni.
Una possibile linea guida per la sua creazione (o per migliorarla) arriva da Herrmann, società dedicata alle risorse umane attiva in tutto il mondo. Gli step da intraprendere sono quattro:
- Agire in modo trasparente e chiaro per evitare ansie e confusione. Questo significa stabilire con precisione ruoli, priorità, obiettivi e strumenti necessari.
- Rispettare un processo operativo creato in base alle esigenze personali del team e agli obiettivi da raggiungere. Devono essere inseriti dei “dogmi” non modificabili, accompagnati da altre operatività in grado di trasformarsi nel tempo.
- Ricordarsi che i collaboratori sono persone e non elementi appartenenti ad un gruppo. Anche se talvolta non è possibile vedersi faccia-a-faccia, è importante programmare riunioni video e inserire all’interno delle stesse qualche minuto di “convenevoli”.
Per feedback, proposte e risoluzione di eventuali conflitti, non devono mancare canali diretti tra tutti i membri e il suo leader. - Essere flessibili e aperti a nuove idee da parte di qualsiasi membro del gruppo di lavoro. La location differente, può essere per alcuni, fonte di ispirazione da incoraggiare.
